Het archetype
Eroderende doelstellingen is zo’n archetype dat ons allemaal regelmatig overkomt, maar ook in organisaties en projecten heel vaak voorkomt. Dit archetype heeft in de hoofdrol een doelstelling en iemand (of meerdere mensen) die dit doel wil bereiken. Het startpunt van deze dynamiek is het gat tussen de realiteit en het doel dat is gesteld. Dit ‘gat’ leidt tot twee bewegingen: enerzijds, tot correctieve actie, waardoor de prestatie verbetert en het gat tussen realiteit en doel verkleint, anderzijds, tot druk om het doel te verlagen.
Als er vertraging zit in de onderste beweging, de correctieve actie, of deze wordt slechts halfhartig ingezet, verbeteren de actuele prestaties nauwelijks en blijft het gat tussen realiteit en doel zo goed als hetzelfde.
Of als de doelstelling zo ambitieus is dat degene die hiermee geconfronteerd wordt gelijk denkt: dit is dus onhaalbaar, wat een grap! (bij wijze van spreken), en er geen of nauwelijks actie volgt om de doelstelling te halen, zullen de prestaties nauwelijks verbeteren en zal het gat nauwelijks verkleind worden.
Een gevolg kan zijn dat de bovenste beweging ingezet wordt, en het doel verlaagd wordt, waardoor het gat verkleind wordt, wat tot gevolg heeft dat er minder van de ‘correctieve actie’ zal worden ondernomen en de prestaties zelfs gaan teruglopen ten opzichte van het doel. In de praktijk leidt dit tot een bijna niet te stoppen erosie van de oorspronkelijke doelstelling en erger nog: van de prestaties.
Een voorbeeld
Je begint het nieuwe jaar met het voornemen om 5 keer per week te gaan sporten; als je zo vaak gaat, weet je uit ervaring, voel je je goed, en raak je zelfs enigszins verslaafd aan het sporten. Hoe meer je sport, hoe makkelijker het wordt en dat lijkt je wel wat. Nu sport je drie keer per week en dat moet echt omhoog.
Je start het jaar vol goede bedoelingen, maar redt het al gelijk niet om je er aan te houden; het vriest en hardlopen gaat niet. Bovendien is er een nieuwjaarsborrel op je werk, waar je veel drinkt en een kater aan over houdt.
Je baalt van jezelf maar stelt: vijf keer per week is ook wel heel veel. Drie of vier keer per week zou ook mooi zijn. Die week haal je drie keer sporten, enzovoort. Over de tijd worden je sportprestaties steeds minder en je doelstelling heb je losgelaten.
Het patroon
Om dit archetype op het niveau van patronen te herkennen kan je letten op:
- De ontwikkeling van de doelstelling over tijd: wordt deze telkens naar beneden bij gesteld?
- De ontwikkeling van prestaties over tijd: deze nemen steeds verder af.
Mentale modellen
Overtuigingen (mentale modellen) die deze dynamiek voeden zijn bijvoorbeeld:
- Toen dit doel werd vastgesteld, wisten ze niet hoe het nu zou zijn; degene die het doel vaststelde, weet niet wat er nodig is om echt goede resultaten te behalen.
- Normaalgesproken, zouden we de standaard wel halen, maar door wat er nu gebeurt, denk ik dat we met minder tevreden moeten zijn.
- We hebben niet genoeg ‘hulpbronnen’ (geld/tijd) om de gevraagde verbetering door te voeren.
- Het heeft geen zin om ons hier zo hard voor in te zetten.
- Wat belangrijk is, is om de doelstelling die we hebben te realiseren.
- Het is niet productief om een doel vast te stellen dat niet haalbaar is. Mensen zullen gefrustreerd zijn en niet hard werken om het te realiseren.
Interventie mogelijkheden
Wil je deze dynamiek doorbreken dan zijn drie dingen van belang:
- Behoud de visie en houdt de doelstelling vast.
- Als de huidige prestatie beneden verwachting is, behoud dan de focus en de energie op het ontwerpen en bereiken van correctieve actie.
- Check in het systeem of er geen concurrerende doelstellingen en krachten een rol spelen en breng deze met elkaar in lijn; merk de mentale modellen op die sommige doelstellingen of krachten meer belangrijk maken dan andere.
En op een dieper niveau: zorg dat je doelstellingen kloppen, door heel goed te onderzoeken wat de huidige situatie is, en wat een haalbare doelstelling is. Kijk ook goed welke condities nodig zijn voor een organisatie, of voor jezelf, om een doelstelling te realiseren.
Voorbeeld – Unilever’s duurzaamheid-doelstellingen
Aniek Mauser, duurzaamheid-directeur van Unilever Benelux tijdens een presentatie over de doelstellingen van Unilever Benelux: ’toen we er achter kwamen dat we de duurzaamheid-doelstellingen niet aan het halen waren, heb ik die in overleg met Paul Polman naar boven bijgesteld, om duidelijk te maken dat het ons menens was. Het is belangrijk om niet te verslappen en onze doelstellingen serieus te nemen’.