future searchEen future search is een methodiek waarin gedurende 2,5 dag met gemiddeld gezien 64 mensen, die 8 stakeholdergroepen vertegenwoordigen, aan een complexe uitdaging gewerkt wordt. Dit kan zijn: ‘betaalbare woningen in Santa Cruz’, ‘de toekomst van de Belgische gezondheidszorg’ of ‘de toekomst van Soedanese kind-soldaten’.

Succesfactoren

Of een future search lukt, staat of valt vooral met de selectie van de mensen die aanwezig zijn en daar gaat een intensieve planningsfase aan vooraf. Onder de deelnemers moeten mensen zijn met Autoriteit, Resources (tijd, geld of relaties), Expertise, Informatie en Nood (behoefte). Het ezelsbruggetjes is: ARE IN.

Een future search lukt niet als er onvoldoende aandacht is voor gezonde werkomstandigheden. Je hebt een grote lichte ruimte nodig, waar alle 60 à 70 mensen gemakkelijk als hele groep samen kunnen werken maar ook in groepjes uiteen kunnen. Je hebt veel muren nodig waarop alle output kan worden gepresenteerd op flip-over vellen. De ruimte moet een simpele toegang naar buiten hebben voor frisse lucht. En uiteraard is goed voedsel en voldoende drinken essentieel.

Daarnaast loopt een future search gelijk een stuk stroever als er door een sponsor gepusht wordt om alles wat krapper te plannen. Uit jarenlange praktijkervaring blijkt dat 2,5 dag – achter elkaar gepland, met twee nachten slaap – essentieel is om met elkaar de reis van verleden, naar heden naar toekomst te doorlopen, tussendoor fysiologisch te herstellen en de mentale kracht op te brengen om van de ene fase naar de andere fase te komen. Deelnemers die aangeven er maar een dag bij te kunnen zijn en voor de andere dagen een collega af willen vaardigen kunnen zich beter volledig laten vervangen voor de sessie. Als deelnemers niet volledig aanwezig zijn dan ontstaat niet dezelfde mate van vertrouwen, begrip, commitment en verantwoordelijkheidsgevoel.

Onderstaand de essentie van de Future Search methodiek, weergegeven aan de hand van een aantal categorieën: de praktische aspecten, het onderwerp, de aanwezigen, de structuur, en het faciliteren.

Praktische aspecten

  • Duur: 2,5 dag – 2 nachten slapen
  • Locatie: een grote ruimte met veel witte muren die ruimte geven voor het ophangen van heel veel witte vellen, waarop de output gecreëerd door mensen zelf, kan worden opgehangen. De ruimte is ook groot omdat mensen fysiek moeten kunnen bewegen.
  • Er is goed en gezond eten en er is voldoende frisse lucht.
  • Er zijn geen tafels, wel stoelen. 

Onderwerp

  • Een future search start met iemand of een groep mensen die bezorgd zijn over de toekomst van een bepaald beroep, een sector, een gebied, een organisatie of een ander ‘systeem’. Denk aan: een betaalbare en kwalitatief hoogwaardige toekomst van de Nederlandse gezondheidszorg, een leefbare toekomst voor Amsterdam Beton-dorp, een veilige toekomst van kindsoldaten in Sudan, of de duurzame toekomst van Ikea.
  • Een future search gaat dus uit van een ‘common purpose’ – zie bovenstaand. Elke keer als de scope/purpose anders wordt, zal de stakeholdergroep die betrokken wordt ook anders zijn.
  • De naam van een Future Search is van groot belang: het moet een naam zijn die alle overige noodzakelijke stakeholders prikkelt en het gevoel geeft, hier wil ik bij zijn en kan ik mijn bijdrage aan leveren.
  • Opmerkingen van grondleggers:
    • “Most Future Searches originate with people who know what they want”.
    • “Ours is not a method for working through all manageable human conflicts. We are actualizing what is waiting to happen, what people can do readily in the short time available.”

Aanwezigen

  • Principe: het hele systeem is aanwezig in dezelfde ruimte
  • Praktisch:
    • Tijdens de bijeenkomst zijn vertegenwoordigers van alle stakeholders uit het systeem aanwezig. De volgende invalshoeken zijn van belang: ARE IN[1]’:
      • A= autoriteit
      • R =resources (tijd/geld/mankracht)
      • E=expertise
      • I=informatie (die niemand anders heeft)
      • N=’needs’ / behoeften (diegenen die nu pijn ervaren in relatie tot het vraagstuk en de consequenties van beslissingen en acties zullen voelen).
    • Als een van deze invalshoeken niet vertegenwoordigd is zal een Future Search bijeenkomst niet de gewenste impact hebben; dan is het zelfs beter deze niet te organiseren.
    • Aantal deelnemers. In de praktijk leidt deze checklist (ARE IN) vaak tot aanwezigheid van 8 stakeholdergroepen, elk met 8 vertegenwoordigers. In de ruimte zijn dan 8 x 8 mensen die een gezamenlijk doel nastreven.
    • Planners letten erop dat aanwezigen nooit een organisatie ‘vertegenwoordigen’: ze moeten zelf beslissingen kunnen nemen en vrijuit kunnen spreken. Ze doen mee als ‘mens’ en niet als ‘vertegenwoordiger’. Wat niet wil zeggen dat ze niet spreken en deelnemen met als achtergrond de belangen van een bepaalde organisatie.
    • Om te zorgen dat iedereen die uitgenodigd wordt ook echt aanwezig is, wordt de uitnodiging gestuurd door iemand met autoriteit. Bijvoorbeeld een minister, wethouder, burgemeester of CEO.
    • Planners zorgen dat niet geknibbeld wordt op aanwezigheid: ofwel 2,5 dag erbij zijn, of niet.

Structuur

  • Principe: Alle aanwezigen exploreren eerst het hele systeem voordat ze op een onderdeel aan de slag gaan
  • Principe: De focus ligt op de toekomst en op gemeenschappelijke grond, niet op problemen en conflicten
  • Praktisch: Gedurende de 2,5 dag van de bijeenkomst vinden vijf activiteiten plaats, de groep:
  1. Exploreert het verleden met als doel: om de geschiedenis en de ontwikkeling van ‘het probleem’ in de breedst mogelijke context te plaatsen en te bepalen wat implicaties zijn voor actie.
    • De groep doet een tijdslijn oefening, met drie niveaus: het niveau van het eigen persoonlijke leven, het niveau van het probleem en het niveau van de wereld.
    • Iedere aanwezige loopt naar de tijdslijnen die aan de muur hangen en vult deze met gebeurtenissen die hem of haar hebben gemaakt wie hij is, gebeurtenissen die van belang zijn voor het probleem en gebeurtenissen die van belang zijn voor de maatschappij waar we nu in leven.
    • Zes gemengde groepen wordt gevraagd om van een van de tijdslijnen een verhaal (van 3 min) te maken dat plenair wordt gepresenteerd.
    • Twee groepen wordt gevraagd een verhaal (van 3 min) te maken dat alle tijdslijnen met elkaar verbindt.
  2. Exploreert het heden met als doel: een gedeeld perspectief op de wereld zoals deze nu is, inclusief alle ontwikkelingen die daarin een rol spelen
    • De groep doet een plenaire Mindmap oefening, om een zo breed mogelijke sociale, economische, ecologische en technologische context te krijgen voor de dialoog die zal volgen en de beslissingen die genomen zullen worden – zo gaat iedereen over dezelfde wereld praten
    • Prouds & Sorries oefening – stakeholdergroepen wordt gevraagd na te denken over dat wat ze nu al doen in relatie tot ‘het probleem’, dat waar ze trots op zijn en over dat wat ze nog niet doen en betreuren. Doel van de oefening is dat alle aanwezigen verantwoordelijkheid nemen voor hun eigen acties.
  3. Ontwikkelt gewenste toekomstscenario’s
    • Gemengde groepen gaan dromen van een gewenste toekomstige wereld: hoe ziet deze er precies uit? Hoe specifieker hoe beter.
    • De deelnemers wordt gevraagd te doen alsof ze al in die betere toekomst zijn en gevraagd te beschrijven hoe die toekomst eruit ziet. Creativiteit wordt aangemoedigd.
    • Presentaties van toekomstscenario’s gaan vaak gepaard met creatieve uitspattingen – toneelstukjes, raps, knutselwerk, etc.
  4. Ontdekt gemeenschappelijke grond
    • De groep gaat op zoek naar gemeenschappelijke grond in de verschillende toekomstscenario’s (100 % eens). Verschillen worden genoteerd als ‘not agreed’ en daarmee geaccepteerd; het gaat om de gemeenschappelijke grond.
    • Vrijwilligers vertalen de korte ‘common ground’ statements naar een langere tekst met een ‘schrijfgroep’ van vrijwilligers.
  5. Maakt actieplannen
    • Elke ‘common ground’ statement wordt het startpunt van een actieplan.
    • Doel is een antwoord op de vraag: hoe komen we van de huidige situatie naar ons ideaal (back-casting)
    • In het actieplan wordt een onderscheid gemaakt tussen korte en langere termijn acties en worden namen, rugnummers en ‘due dates’ toegevoegd.
    • In een ‘go-around’ (iedereen krijgt het woord) vertelt iedere aanwezige wat hij/zij gaat doen n.a.v. de bijeenkomst

Opmerkingen van de oprichters:

Over punt 3 – Het ontwikkelen van gewenste toekomst scenario’s en de creatieve manier waarop dat gebeurt: “We were often astonished to see staid executives laugh, dance and play-act, displaying a talent for serious fun nobody knew they had. Here was a bank president in shoulder pads and a football helmet, leading the charge toward a brighter future. It was as if participants used Future Search to evoke ancient archetypes that had great meaning right now. We were tapping into something that lodges deep in the human psyche. I’m confident this could not happen if people first had to acquire skills and attitudes they did not already have”.

Over de opbouw als geheel: Tijdens een bijeenkomst van acupuncturisten kwamen de grondleggers van de Future Search methodiek erachter dat deze qua opbouw sterke overeenkomsten heeft met een ‘oude taoïstische filosofie’ die ervan uitgaat dat elk seizoen een bepaalde functie heeft. Zie onderstaande tabel voor overeenkomsten:

Ancient Taoist philosophy Future Search
Fall (metal): honoring al; insight into who each person is in this situation Past: Validating every person’s experience/ creating a shared context
Winter (water): knowledge; willingness to be in inquiry/unknowing Present: Exploring the unknown; mutual inquiry and discovery
Spring (wood): seeing your vision with clarity and intent Future: Living our dreams; internalizing what we really want
Summer (fire): opening the heart to create partnership Common ground: Confirming shared aspirations and values
Late summer (earth): mutual agreement about what would be of service Action: Cooperating on next steps toward a future serving all

Faciliteren

  • Principe 4: Deelnemers managen zichzelf en nemen verantwoordelijkheid voor actie
  • Praktisch:
    • Facilitators creëren omstandigheden die ervoor zorgen dat mensen zo veel mogelijk zichzelf kunnen zijn, zichzelf kunnen organiseren en verantwoordelijkheid kunnen nemen.
  • Elke groep wordt bij elke taak gevraagd de rollen te verdelen door een discussion leader, reporter, recorder en time-keeper aan te wijzen.
  • Facilitators gebruiken het principe van differentiatie versus integratie en de kunst van ‘subgrouping’. Dat wil zeggen; afwisselend wordt gewerkt met homogene stakeholdergroepen om verschillen te benadrukken binnen een stakeholdergroep en met gemengde groepen, om overeenkomsten te benadrukken tussen mensen.
  • Facilitators werken vanuit het principe ‘do less, achieve more’ of in andere woorden: ‘don’t just do something, stand there’.
    • Facilitators benadrukken bij het begin van de bijeenkomst dat alle aanwezigen zich gedurende de future search afwisselend in een van de vier kamers van verandering zullen bevinden:
  • Opmerking van de oprichters:
    • “In order to have a Future Search work, we need to work on ourselves. In particular, we have to learn to let go of the need to fix other people.”
    • Over het process dat mensen (en facilitators) tijdens een Future Search doormaken: “We’ve come to recognize anxiety as an old friend that nearly always precedes energy and creativity.” “Facilitators should learn that the anxiety that people feel about the task is functional and necessary for responsible, self-generated action.”

Meer informatie:

  • Future search – getting the whole system in a room for vision, commitment and action (Weisbord, Janoff)
  • Future Search netwerk – www.futuresearch.net/  
  • Blogs Green Bridges over Future Search
  • Wetenschappelijk artikel over allerlei ‘whole system in the room’ methodieken – Future Search komt hieruit het beste uit de bus – Messy Institutions for Wicked Problems (Ney en Verweij)

[1] Dit acronym ontdekten de grondleggers bij toeval

Filmpje waarin Sandra Janoff, een van de grondleggers van de Future Search methodiek, de essentie van de methodiek toelicht

Share this with your friends