open space‘Open Space’

Open Space is een methode die het mogelijk maakt dat grotere groepen (van 10 tot 1000 personen) een gezamenlijk probleem- of doelstelling uitwerken. Een heldere vraagstelling die voor iedereen belangrijk is, en tijd en ruimte waarbinnen de deelnemers zichzelf kunnen organiseren zijn de belangrijkste ingrediënten van deze werkvorm.

Open Space gaat uit van de volgende vier principes:

  1. De deelnemers zijn de juiste personen.
  2. Wat er gebeurt, is het enige wat kan gebeuren.
  3. Het begint wanneer het begint.
  4. Als het voorbij is, is het voorbij.

De Wet van de Twee Voeten
Naast de vier principes gaat Open Space uit van de Wet van de Twee Voeten. Als een deelnemer zich in een situatie bevindt waarin hij niets leert, niet geïnspireerd wordt, en evenmin het gesprek een betere richting kan geven, is hij verplicht zijn twee voeten te gebruiken om naar een productiever gesprek te gaan. Deze wet heeft onder meer tot gevolg dat de minder productieve discussies snel eindigen. Niemand blijft immers graag lang staan bij iemand die niets wezenlijks heeft bij te dragen, maar wel zichzelf graag hoort praten.

Voorbereidingsbijeenkomst  – Tijdens de voorbereidingsbijeenkomst:

  • worden doel en centrale vraagstelling geformuleerd;
  • wordt vastgesteld wie worden uitgenodigd deel te nemen;
  • wordt een uitnodiging opgesteld die glashelder weergeeft wat doel en vraagstelling zijn, maar die ook inspireert en duidelijk maakt dat het niet om een gewone bijeenkomst gaat.

Introduction to Open Space

The approach is characterized by a few basic mechanisms:

  • a broad, open invitation which articulates the purpose of the meeting;
  • participants’ chairs arranged in a circle;
  • a “bulletin board” of issues and opportunities posted by participants;
  • a “marketplace” with many break-out spaces that participants move freely between, learning and contributing as they “shop” for information and ideas;
  • a “breathing” or “pulsation” pattern of flow, between plenary and small-group breakout sessions.

The approach is most distinctive for its initial lack of an agenda, which sets the stage for the meeting’s participants to create the agenda for themselves, in the first 30–90 minutes of the meeting or event. Typically, an “open space” meeting will begin with short introductions by the sponsor and usually a single facilitator. The sponsor introduces the purpose; the facilitator explains the “self-organizing” process called “open space.”

Then the group creates the working agenda, as individuals post their issues in bulletin board style. Each individual “convener” of a breakout session takes responsibility for naming the issue, posting it on the bulletin board, assigning it a space and time to meet, and then later showing up at that space and time, kicking off the conversation, and taking notes. These notes are usually compiled into a proceedings document that is distributed physically or electronically to all participants. Sometimes one or more additional approaches are used to sort through the notes, assign priorities, and identify what actions should be taken next.

Throughout the process, the ideal facilitator is described as being “fully present and totally invisible”, “holding a space” for participants to self-organize, rather than managing or directing the conversations.

Hundreds of Open Space meetings have been documented.

Harrison Owen explains that this approach works best when these conditions are present, namely high levels of:

  1. Complexity, in terms of the tasks to be done or outcomes achieved;
  2. Diversity, in terms of the people involved and/or needed to make any solution work;
  3. Conflict, real or potential, meaning people really care about the central issue or purpose; and
  4. Urgency, meaning that the time to act was “yesterday”.

According to Owen, originator of the term and the approach, Open Space works because it harnesses and acknowledges the power of self-organization, which he suggests is substantially aligned with the deepest process of life itself, as described by leading-edge complexity science as well as ancient spiritual teachings.

There are several desired outcomes from an Open Space event.

  1. The issues that are most important to people will get discussed.
  2. The issues raised will be addressed by the participants best capable of getting something done about them.
  3. All of the most important ideas, recommendations, discussions, and next steps will be documented in a report.
  4. When sufficient time is allowed, the report contents will be prioritized by the group.
  5. Participants will feel engaged and energized by the process.

Meer informatie
Owen, Harrison (2008). Open Space Technology: A User’s Guide (3rd ed.).